Mediacja gospodarcza jako sposób rozwiązywania sporów pomiędzy przedsiębiorcami.

Już prawie dwa lata obowiązuje w Polsce ustawa o wspieraniu polubownych metod rozwiązywania sporów. Celem przepisów był przede wszystkim wzrost ilości spraw gospodarczych kierowanych do mediacji oraz podniesienie świadomości przedsiębiorców, że mediacja może być alternatywą wobec procesu sądowego. Takie rozwiązanie umożliwia też zakończenie konfliktu w tańszy, szybszy i mniej sformalizowany sposób.

Oficjalne statystyki publikowane na stronie mediacja.gov.pl pokazują wyraźną tendencje wzrostową ilości spraw kierowanych do mediacji w sądach wszystkich szczebli.

Przyczyniły się do tego różnego rodzaju mechanizmy wprowadzone m.in. do procedury cywilnej, które niejako motywują strony do podjęcia próby mediacji. Wspomnijmy tu chociażby o obowiązku stron do umieszczenia w pierwszym piśmie procesowym informacji o podjętych próbach ugodowego rozwiązania sporu, czy też badanie przez sędziego na każdym etapie postępowania potencjału mediacyjnego sprawy oraz nakłanianie stron do mediacji.

Bardzo ważną funkcję pełnią też spotkania informacyjne w sądach, podczas których strony, w tym przedsiębiorcy mogą poznać zalety mediacji i korzyści jakie wynikają z ich zastosowania.

Mocne strony mediacji

No właśnie, jakie korzyści dla przedsiębiorstw niesie ze sobą mediacja?

Po pierwsze stosując procedurę mediacyjną do rozwiązania istniejącego sporu gospodarczego znacznie skracamy czas jego rozstrzygnięcia (w drodze mediacji spór można rozstrzygnąć w kilka, kilkanaście tygodni). Jest to też proces znacznie odformalizowany, gdzie o dynamice mediacji, terminach spotkań mediacyjnych decydują same strony wraz z mediatorem.

Jak pokazują statystyki czas prowadzenia spraw gospodarczych w Polsce to nawet kilkanaście miesięcy w pierwszej instancji. Z punktu widzenia przedsiębiorcy to oczywiście czas poniekąd stracony, bo przedsiębiorca zamiast angażować się w swoją podstawową działalność, sporo sił i emocji angażuje właśnie w sądzie. Sam proces to także stracona relacja biznesowa z kontrahentem, z którym przedsiębiorca toczy bój, zamrożone lub zniweczone wspólne przedsięwzięcia.

Po drugie: koszty. Koszty prowadzenia mediacji są kilkakrotnie niższe niż prowadzenia sporu sądowego. Różne wyliczenia pokazują, że koszty mediacji są średnio dziesięciokrotnie niższe dla przedsiębiorcy niż w przypadku prowadzenia sporu w sądzie.

Przedsiębiorca prowadząc spór sądowy musi wziąć pod uwagę nie tylko opłatę sądową (co do zasady 5% wartości przedmiotu sporu), ale i koszty obsługi prawnej procesu oraz ewentualne dodatkowe koszty procesowe, jak opinie biegłych czy koszty tłumaczeń. Na koniec zazwyczaj potrzebny jest komornik do egzekucji wyroku, który także kosztuje.

W mediacji przedsiębiorca może być reprezentowany, ale z uwagi na większą dynamikę mediacji, czas zaangażowania ewentualnego pełnomocnika także jest znacznie krótszy, a co za tym idzie generujący mniejsze koszty. Także koszty rozpoczęcia mediacji w prywatnych ośrodkach mediacyjnych jest raczej symboliczny w porównaniu z opłatami sądowymi.

Porównanie kosztów:  postępowanie sądowe vs. mediacja prywatna w ramach Międzynarodowego Centrum Mediacji (www.mcm.org.pl)

Wartość przedmiotu sporu: 3,000,000 zł

*koszty kalkulowane na podstawie danych World Bank publikowanych w raporcie Doing Business Report (Polska) 2017

** Koszt sesji mediacyjnych w ramach Międzynarodowego Centrum Mediacji (www.mcm.org.pl)

Kolejne korzyści wynikające z mediacji wiążą się z wprowadzonymi zachętami ekonomicznymi. Wspomniana powyżej ustawa wprowadziła m.in. możliwość rozliczania faktury korygującej i innych dokumentów korygujących (odnoszących się do sporu) w zakresie korekty przychodu oraz kosztów uzyskania przychodów (korekta podstawy opodatkowania w PIT i CIT) w bieżącym okresie rozliczeniowym, w którym zawierana jest ugoda, co zmniejsza uciążliwości w stosunku do wcześniejszego obowiązku dokonywania korekt wstecz.

Niezwykle ważną zaletą mediacji jest jej poufność. Procedura mediacyjna jest całkowicie poufna, w przeciwieństwie do procesu sądowego, gdzie co do zasady jest pełna jawność i możliwość przysłuchiwania się rozprawom przez osoby trzecie, np. media. Taka jawność rozpraw może prowadzić nie tylko do ujawnienia tajemnic handlowych, ale i utraty dobrego imienia przez przedsiębiorcę. O fakcie prowadzenia mediacji zaś nikt nie musi wiedzieć. Szczególnie zaś mediacje prywatne gwarantują odpowiedni poziom dyskrecji nawet co do samego faktu wystąpienia sporu pomiędzy przedsiębiorstwami.

Ważnym elementem mediacji, który czyni ją niezwykle atrakcyjnym narzędziem jest waga prawna zawartej przed mediatorem i zatwierdzonej przez sąd ugody. Ugodę zawartą przed mediatorem można bowiem zatwierdzić sądownie, wówczas stanowi ona tytuł egzekucyjny i jest w pełni egzekwowalna także w postępowaniu egzekucyjnym.

I ostatnia z najważniejszych zalet mediacji to możliwość kontynuowania relacji biznesowej przez strony, co zazwyczaj po wieloletnim procesie sądowym jest niemożliwe. Ponieważ mediacja oparta jest na dialogu a strony, przedsiębiorcy są bezpośrednio zaangażowani w wypracowywanie rozwiązania sporu, niejednokrotnie – w obecności mediatora – dochodzi pomiędzy skonfliktowanymi stronami nie tylko do zakończenia istniejącego sporu ale i poukładania relacji pomiędzy nimi na przyszłość. Współpraca jest więc kontynuowana a wspólne, trudne doświadczenia pozostają wspomnieniem.

Mediacja możliwa także z sektorem publicznym

Wśród stosunkowo nowych rozwiązań prawnych związanych z mediacją są również znowelizowane przepisy ustawy o finansach publicznych, które w art. 54 a regulują kwestie zawierania ugód przez jednostki sektora finansów publicznych. Przepisy te pomagają w rozwiązywaniu sporów powstałych na styku pomiędzy sektorem publicznym i prywatnym.

Zgodnie z nimi jednostka sektora finansów publicznych może zawrzeć ugodę w sprawie spornej należności cywilnoprawnej w przypadku dokonania oceny, że skutki ugody są dla tej jednostki lub odpowiednio dla Skarbu Państwa albo budżetu jednostki samorządu terytorialnego korzystniejsze niż prawdopodobny wynik postępowania sądowego albo arbitrażowego.

Przepisy te wprost wskazują więc na konieczność oceny skutków ewentualnego postępowania sądowego i w przypadku stwierdzenia korzyści postepowania ugodowego, np. mediacji, dają urzędnikom odpowiednie narzędzia do zastosowania procedury mediacyjnej. Wydaje się, że to niezwykle ważne narzędzia, które miejmy nadzieję będą coraz szerzej wykorzystywane przez przedsiębiorców w sporach z jednostkami sektora finansów publicznych, które to spory zazwyczaj cechuje bardzo wysoka wartość oraz spora waga społeczna inwestycji, przedsięwzięć na tle których powstał spór.

Jak przebiega mediacja? 

Do mediacji można trafić dwoma ścieżkami. Pierwsza, najczęstsza w Polsce to skierowanie sądu. Takie skierowanie następuje w ramach postępowania, czyli już po wniesieniu powództwa. Obecnie – tak jak wskazywałam powyżej – sąd bada możliwości mediacji na każdym etapie postępowania, czyli skierowanie do niej może nastąpić także później.

Kierując strony do mediacji sąd wyznacza mediatora z dostępnej mu listy mediatorów. Strony mediują więc poza sądem a mediator jest zobowiązany do sporządzenia protokołu z mediacji, w którym zawiera dość okrojone informacje, tzn. oznaczenie stron oraz informacje o samej ugodzie, jeśli do niej doszło. Jeśli niedoszło do ugody, to spór wraca do sądu a postępowanie toczy się dalej.

Inna ścieżka to tzw. mediacja prywatna, kiedy strony, kontrahenci pozostający w sporze sami zgłaszają się do wybranego ośrodka mediacji i dokonują wyboru mediatora. Mediacja toczy się więc zanim strony trafią do sądu.

Obydwa rodzaje mediacji łączy bardzo ważna kwestia proceduralna, a mianowicie, że wypracowana w ramach mediacji ugodę można potwierdzić przed sądem, co powoduje, iż ugoda nabiera mocy wyroku i po nadaniu klauzuli wykonalności, co jest jedynie formalnością, może być egzekwowana przez komornika.

Do podstawowych cech mediacji należą jej dobrowolność, autonomia stron, neutralność i bezstronność mediatora, który jest wybierany i zwalniany przez strony oraz podlega ich instrukcjom. Wszystkie te elementy, w przypadku mediacji prywatnej  reguluje precyzyjnie podpisana umowa z mediatorem, dająca stronom jasny obraz postępowania i reguł mediacji. Należy zaznaczyć, że mediator nie ma żadnych uprawnień władczych, tj. formalnie nie rozstrzyga sporu a ma za zadanie doprowadzić do zawarcia ugody stron.

Profesjonalny mediator to połowa sukcesu

Osoba odpowiednio wykwalifikowanego, profesjonalnego mediatora gospodarczego zwiększa szansę na sprawne i szybkie zawarcie ugody.   Mediator często błędnie porównywany jest do arbitra czy sędziego. Istotna różnica pomiędzy mediatorem a sędzią czy arbitrem jest taka, że mediator nie rozstrzyga za strony sprawy, nie decyduje o losach sporu.

W mediacji strony same podejmują decyzje. Mediator jest niezależnym uczestnikiem negocjacji prowadzonych pomiędzy stronami i w bardzo umiejętny sposób niejako nimi zarządza, przybliżając tym samym strony do pomyślnego rezultatu w postaci ugody. Ważne, żeby mediacje gospodarcze prowadzili odpowiednio przeszkoleni mediatorzy, osoby zaznajomione ze specyfiką obrotu gospodarczego i niuansami działania biznesu. Tylko tacy ludzie, mogą zrozumieć przedsiębiorców i pomóc im rozwiązać problem.

Mediatora obowiązuje zasada poufności i co ważne, mediator nie może być przesłuchiwany jako świadek w postępowaniu cywilnym, chyba że obie strony wyraźnie się na to zgodzą. W przypadku fiaska mediacji, strony w ewentualnym dalszym postępowaniu cywilnym nie będą też mogły powoływać się na okoliczności ujawnione w toku mediacji, a w szczególności na propozycje wzajemnych ustępstw.